Политика защиты и обработки персональных данных

Редакция от «03» октября 2022г.

1. Общие положения

Настоящая Политика ООО «Перфоманс Лаб» (далее – Общество) в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Общество.
Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
Политика является локально-нормативным актом Общества и обязательно для выполнения всеми работниками, состоящими с Обществом в трудовых отношениях, а также лицам, с которыми заключаются или были заключены ранее договоры гражданско-правового характера.
Упорядочение обращения с персональными данными имеет целью обеспечить соблюдение законных прав и интересов Общества и его работников в связи с необходимостью получения (сбора), систематизации (комбинирования), хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные.
Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика размещается в свободном доступе на официальном сайте ООО «Перфоманс Лаб» в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

2. Термины и принятые сокращения

Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
Оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
сбор;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение (обновление, изменение);
извлечение;
использование;
передачу (предоставление, доступ);
распространение;
обезличивание;
блокирование;
удаление;
уничтожение.
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.
Защита персональных данных – деятельность, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.

3. Состав персональных данных работников

Информация, предоставляемая работником при поступлении на работу в Общество, должна иметь документарную форму.
При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу должно предъявить:
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
Документы воинского учета – для лиц, подлежащих воинскому учету;
Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
При оформлении работника отделом кадров заполняется электронная форма «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
Общие сведения (ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, паспортные данные, номер ИНН, СНИЛС, состав семьи и состояние в браке);
Сведения о воинском учете;
Данные о приеме на работу;
Сведения об аттестации;
Сведения о повышении квалификации;
Сведения о профессиональной переподготовке;
Сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
Сведения об отпусках;
Сведения о социальных гарантиях;
Сведения о месте жительства и контактных телефонах;
Адресе личной электронной почты.
В Отделе персонала Общества создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:
Документы, содержащие персональные данные работников:
Документы, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;
Материалы по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;
Подлинники и копии приказов по кадрам;
Личные дела и трудовые книжки;
Документы, содержащие основания к приказу по личному составу;
Документы, содержащие материалы внутренних расследований;
Справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);
Подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Общества, руководителям структурных подразделений;
Копии отчетов, направляемых в государственные органы статистика, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.
Документация по организации работы Оператора:
Должностные инструкции работников;
Приказы, распоряжения, указания руководства Общества;
Документы планирования, учета, анализа и отчетности по вопросам кадровой работы.

4. Порядок и условия обработки и хранения персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено оператору:
непосредственно;
с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
Фамилию, имя, отечество, адрес субъекта персональных данных, номер документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
Наименование и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
Цель обработки персональных данных;
Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
Срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
Обработка персональных данных осуществляется путем:
получения персональных данных в письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
использования иных способов обработки персональных данных.
Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
создает необходимые условия для работы с персональными данными;
организует учет документов, содержащих персональные данные;
организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.
При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно телекоммуникационной сети интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
обеспечение соблюдения Конституции, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
исполнения трудового договора;
ведение кадрового делопроизводства;
содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;
привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;
организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;
осуществление гражданско-правовых отношений;
ведение бухгалтерского учета;
осуществление пропускного режима.
Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
Обрабатываются персональные данные следующих субъектов:
физические лица, состоящие с Обществом в трудовых отношениях;
физические лица, уволившиеся из Общества;
физические лица, являющиеся кандидатами на работу;
физические лица, состоящие с Обществом в гражданско-правовых отношениях.
Персональные данные, обрабатываемые Оператором:
данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.
Хранение персональных данных:
Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные в открытых электронных каталогах (файлообменниках).
Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
Уничтожение персональных данных:
Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.

5. Защита персональных данных

В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.
Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту персональных данных.
Основными мерами защиты персональных данных, используемыми Оператором, являются:
Назначение лица, ответственного за обработку персональных данных, которое осуществляет организацию обработки персональных данных, внутренний контроль за соблюдением Обществом и его работниками требований к защите персональных данных.
Определение актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных и разработка мер и мероприятий по защите персональных данных.
Разработка политики в отношении обработки персональных данных.
Установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных.
Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями при соблюдении базовых требований к безопасности паролей, а именно: уникальность, длина не менее восьми знаков, а также сложность – наличие букв разного регистра, цифр и специальных символов.
Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.
Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ.
Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.
Восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
Ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства РФ о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных.
Осуществление внутреннего контроля и аудита.
Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников к их рабочим ПК и учетным записям при соблюдении базовых требований к безопасности паролей, а именно: уникальность, длина не менее восьми знаков, а также сложность – наличие букв разного регистра, цифр и специальных символов.

6. Передача персональных данных

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.
Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).
Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции.
Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Передавать персональные данные работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
Письменное согласие работника на передачу своих персональных данных должно включать в себя:
Фамилию, имя, отечество, адрес субъекта персональных данных, номер документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
Наименование и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
Цель обработки персональных данных;
Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
Перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов передачи персональных данных;
Срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

7. Основные права субъекта персональных данных и обязанности Оператора

Основные права субъекта персональных данных.

Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
обращение к Оператору и направление ему запросов;
обжалование действий или бездействия Оператора.
Обязанности Оператора.

Оператор обязан:

при сборе персональных данных предоставить информацию об обработке персональных данных;
в случаях если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных, уведомить субъекта;
при отказе в предоставлении персональных данных субъекту разъясняются последствия такого отказа;
опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;
принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
давать ответы на запросы и обращения субъектов персональных данных, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

8. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Запрос должен содержать:

номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.

9. Заключительные положения

Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов в области персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Настоящая Политика вступает в силу с момента утверждения и действует бессрочно до принятия новой Политики.